Implementační studie Ferona a.s.

1. Představení společnosti Ferona a.s.

Obchodní společnost Ferona prodává hutní materiál na trhu České v Slovenské republiky již téměř 200 let.

V roce 1829 založil v Praze L. G. Bondy železářský velkoobchod , který se v roce 1919 stal akciovou společností s názvem FERRA a. s. Přes nejrůznější období transformace a slučování s dalšími obchodními firmami vznikla v roce 972 společnost "Ferona, národní podnik, Praha". Začátkem 90. let se ze státního podniku stala Ferona, a. s. s dceřinou společností Ferona Slovakia, a.s. na území Slovenské republiky.

V rámci privatizačního procesu se v roce 1995 stala Ferona, a.s. privátní společností, vlastněnou převážně členy managementu firmy. Po deseti letech, v roce 2004, se pak nákupem 100% akcií stala jediným akcionářem anglická investiční společnost IRG. Od ledna roku 2000 funguje Ferona, a.s. v novém uspořádání, kdy bylo dřívějších devět OZ nahrazeno třemi prodejně logistickými divizemi, jejichž hlavním cílem je prodej a distribuce zboží a služeb.

Maloobchodní provozovny tvoří nedílnou součást v portfoliu prodejních kanálů společností Ferona a.s. a jsou zaměřeny především na prodej hutního materiálu a železářského sortimentu drobným odběratelům.

Feronatitle

2. Výběrové řízení

Právě potřeba implementovat na jednotlivých maloobchodních provozovnách moderní informační systém, zvládající efektivně a v reálném čase všechny obchodní procesy a zároveň komunikující s centrálním ERP systémem BPCS vedla management společnosti k vyhlášení výběrového řízení na dodavatele maloobchodního pokladního systému. Na základě splnění veškerých požadavků byla vítězem výběrového řízení v dubnu 2006 vyhlášena společnost APLS Praha s.r.o.

Feronatitle

3. Předimplementační analýza

Krátce po vyhlášení výsledků výběrového řízení byla ustanovena realizační skupina, tvořena odbornými pracovníky společnosti Ferona a.s. a APLS Praha s.r.o., která vypracovala základní dokument předimplementační fáze projektu. Tento dokument po odsouhlasení oběma stranami tvořil pilíř samotné implementace a jeho jednotlivé paragrafy reprezentovaly dlouhé hodiny konzultací požadavků zadavatele a návrhů řešení pracovníků společnosti APLS Praha s.r.o. Součástí odsouhlaseného dokumentu byl i závazek dodavatele převést kompletní data ze stávajícího informačního systému pro účely zpětných analýz a samozřejmě jako počáteční stav pro start práce v novém systému. Po dokončení testování navrženého řešení v „laboratorních podmínkách“ přistoupila realizační skupina k návrhu termínu startu pilotního projektu. Jako pilotní projekt byla vybrána největší maloobchodní provozovna společnosti.

Feronatitle

4. Pilotní projekt

Samotná implementace pilotního projektu byla naplánována na začátek října 2007. Na celkovou přípravu a zpuštění prodejny měla, vzhledem k požadavku co nejkratší odstávky prodeje, společnost APLS Praha s.r.o. cca 3 pracovní dny, ve kterých musela převést veškerá data ze stávajícího systému (cca 1 500 000 záznamů), převést počáteční stavy a všechny číselníky, nainstalovat pokladní terminály a proškolit obsluhu.

Díky výborné spolupráci s pracovníky provozovny v Holešovicích i centrále se termín otevření podařilo dodržet. V následujícím období při spolupráci všech zúčastněných a díky precizní formulaci požadavku společnosti Ferona a.s. především panem Bartizalem – ředitelem provozovny Holešovice a magistrou Voráčovou – koordinátorkou celého projektu, byl pilotní projekt úspěšně ukončen. Je namístě zmínit i zásluhy pracovníků společnosti APLS Praha s.r.o, kteří mnohdy s nadlidskou trpělivostí přijímali změny již dohodnutých změn v implementačním zadání. Za všechny patří dík ing. Říhovi a panu Valsovi.

Na základě výsledků pilotního projektu pak realizační skupina vypracovala postup implementace na ostatních maloobchodních prodejnách. Termín startu implementace byl stanoven na první pracovní den prosince 2007.

Feronatitle

5. Implementace

A jak bylo dohodnuto, tak se i stalo. S vypětím všech sil a nastavením následujících pracovních dní do pozdních nočních hodin se poslední prodejna úspěšně rozběhla 5.12.2007. Vzhledem k vysílení všech zúčastněných implementujících pracovníků nedošlo již k symbolickému přípitku. Domnívám se však, že by si všichni sklenku šampaňského zasloužili. V následujícím měsíci pak probíhali konzultace výsledků ostrého provozu a docházelo k dílčím úpravám v nastavení. Tato fáze byla zakončena otevřením komunikačního rozhraní mezi systémem WinShop SQL a IS BPCS.

Vzhledem k tomu, že všechny testy dopadly dle požadavků zadavatele, došlo i k formálnímu ukončení implementace. Společnost Ferona a.s. ústy svých pracovníků oceňuje na systému WinShop SQL především komplexní maloobchodní terminál se snadnou a intuitivní obsluhou a množstvím integrovaným funkcím, inovativní řešení balíčkových pokladen zajišťujících bezpečný prodej dražších výrobků i složitějších zakázek realizovaných na vice pracovištích maloobchodní provozovny a v neposlední řadě bezporuchový a spolehlivý provoz řešení.

Účetní oddělení s uspokojením zkonstatovalo, že došlo k výraznému zjednodušení sběru účetních dat a jejich zpracování přímo v celopodnikovém účetním systému a management pak oceňuje sadu statistických výstupů potřebných pro operativní rozhodování.